Administrace - dokumenty
- Fotoalbum (0)
- Sledovat e-mailem
- Přidat k oblíbeným
- Zapnout podpisy
- Hledání v tématu
Reakce:
Já to taky tak mám, pomaha mi jednou za týden nebo za 14 dní to protřídit, udělat si složky, natahat to do nich. Co nepoužívám, dávám do archivní složky, nemažu. Systém jsem si musela udělat sama, mám agendy pro víc oddělení. K tomu mám ještě milion lepících lístečků po stole a sešit, kam si píšu když mě napadne něco co neřeším třeba hned.
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
Dík, já nakoupila šanony, desky, lepitka, fixy a stejně jsem marná.
Nemám žádné základy úspěšné práce s dokumenty.
- Citovat
- Upravit
Tak ohledně nazvů souborů - dej tomu název, pod kterým bys to hledala…čeho konkrétně se týká nebo k čemu ti to je. Nemusí to být 1 slovo.
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
Nějaký dokument mám zkopírovaný i ve více složkách. Zkrátka všude, kde by se mohl hledat…
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
To mě nenapadlo, že by s tímhle měl někdo problém. 
Dokumenty třídím podle oborů, takže mám složky - ovoce, pod tím založený podsložky jabka, hrušky, švestky. Další složka zvířata - pod tím koně, krávy, slepice.
Dokumenty pojmenovávám podle jednotnýho klíče, který mi sedí. Na ploše mám jen aktuálně rozpracovaný úkoly, který jsou ve třech skupinách. Pouze stažená dokumentace k přečtení, rozpracovaný úkol a dokončeno, čeká na podpis.
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
Nějak nerozumím problému…pokud neumiš správně nazývat dokumenty a dávat je do složek tak, abys je dokázala vyhledat, tak si nejsem jistá, jestli jsi osoba na správném místě…a to jako vážně 
Nevim, pracuji na PC a s tímhle problém nemám, to je takový problém napsat novak_soud_slyseni1,novak_soud2 do složky Novák soud? A ještě do nad složky „Klienti“? Nevím no…
- Citovat
- Upravit
Ještě jsem neslyšela, že by existovalo školení na „úspěšnou práci s dokumenty“. 
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
Třídit můžeš podle data, podle typu projektu, podle klienta, geografie, podle IT systému, dle obsahu či funkce (např. reporty, team, klienti, dodavatele, legislativa… )
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
Je to základní dovednost snad s prací na PC. Jak člověk může dělat něco s administrativou, když si neumí udělat složky (kategorie, podkategorie)? Na to člověk nepotřebuje být Einstein, to umí i děti na základce…
Tohle mi hlava nebere. A něco mi říká, že na týhle pozici Z. dlouho nevydrží…
- Citovat
- Upravit
Těm, kteří poradili, díky 
. A i těm jízlivějším, čekala jsem, že i takové komentáře budou.
Nejedná se samozřejmě jen o pojmenování složek. Chtěla jsem poradit nějakou učebnici pro SŠ ohledně administrativních záležitostí, spisové služby apod.
A jestli tam vydržím? Uvidíme. Ale ty mé odborné znalosti jsou pro firmu důležité, měsíční odměny dostávám, tak zatím nic nenasvědčuje tomu, že bych byla odejita. Svoji práci si plním, ale ráda bych se zlepšila v té oblasti, která mi prostě není vlastní.
- Citovat
- Upravit
@Anonymní píše: Více
Hele zkus si najít na netu nějaký kurz základů administrativy
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
Tak já dám konkrétní příklad, dělám na nákupu, mám víc jak 60 aktivních dodavatelů, takže základní třídění jsou složky dne názvu dodavatelů, pak v každé složce dodavatele mám podložku historie ( co jsem zdědila po předchůdcích), smlouvy, ceníky, pak jednotlivé roky, kde mám jednotlivé projekty ( pojmenované podle projektů z databáze, kde za celou skupinu projekty evidujeme).
Zvlášť pak mám interní manuály, pracovní procesy, HR, vzory smluv, roční
plán, strategie, roční hodnocení, velké projekty ( zase tříděné dle dodavatelů a pak si to dokopiruju do složky patřičného dodavatele)…
Na ploše mám vyloženě věci k operativně, jako kurzy, inflaci, seznam dodavatelů s přehledem nejdůležitějších podmínek, roční obraty, platební podmínky, ročník bonusy…
Stejně tak mám složky v emailu
Příspěvek upraven 14.03.25 v 19:39
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
@Anonymní píše: Více
Já si myslím, že se to naučíš časem sama, musíš si v tom udělat svůj systém. Chápu že někdo má odbornější znalosti a plave v těch základních, ty odbornější jsou zásadnější. Zkusila bych to postupně každý týden nějak třídit do složek a on se ten systém udělá časem sám.
Já jsem převzala asi 15 šanonů, který v průběhu let vedli tři lidi, a tam nebyl systém vůbec žádnej. Nějak to bylo roztříděný, ale spíš stylem co mi přijde pod ruku, něco bylo duplikovaný, úplně nesmyslně zařazený. Trvalo tři roky, než jsem si to udělala podle svýho. U nás vede digitalizace, ale při správě budovy 100 let starý jaksi ne úplně všechno lze mít plně digitální. Je tam ještě hromada věcí, který musím doladit, ale na tom nevisí moje práce, a až zas bude trocha času, tak se do toho pustím.
Já tě chápu, zní to jako primitivní záležitost, ale my co nemáme nadání, můžeme někdy tápat. Obdivuju kolegy, co zapnou počítač a mají na ploše pět ikon.
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
@Anonymní píše: Více
A ty třeba něco uděláš v Excel a máš pořád na ploše. Pak to stejné Word a opět to smyknes na plochu? Pak PowerPoint a smyk s tím na plochu?
Jsou to soubory, které pořád přepisujes? Nebo vytvoříš nové? Je nutné tvořit nové?
To se těžko radí, když nevím třeba obor.
Přemýšlím jak jsem to dělala…no mám výhodu, že jsem pro administrativu a různé papírování zrozená.
Dokážu se rychle orientovat i ve složkách a systému jiných lidí.
Snadno se učím různé programy, skladové, účetní, poštovní, dokážu pracovat snad s každým intranetrm, tahat si rychle informace. V průběhu dne dokážu přeorganizovat celou kartotéku podle sebe, když mi nesedí třeba podle příjmení, ale chci střediska, těch možností je strašně moc.
A ty třeba v Excelu, Wordu atd.umis normálně pracovat? Tabulky, texty, grafy, smlouvy, přepočty, kontingenční tabulky?
- načítám...
- Citovat
- Zmínit
Ahoj, přišla jsem si pro rady a tipy. Změnila jsem práci, ke které potřebuji svou odbornost, ale je u toho hodně administrativy. Nemám s tím vůbec žádnou zkušenost a jsem trošku chaotik. Jedná se jak o papíry, tak i složky v PC. Mám v tom ukrutný bordel. Vše vytažené na ploše, abych to našla. Nemám žádný klíč, jak si nazvat soubory, abych je pak našla. Ta odborná práce mě baví, ale hodně mi to kazí ty neznalosti třídění a archivace dokumentů. Tak kdybyste měl někdo radu nebo odkaz na učebnici či video, byla bych vděčná. Děkuju. Jsem tak trochu lama. Díky všem.